Wie ben ik?
Voor deze privacyverklaring is UR-Office Support, gevestigd in de Kempen (Noord-Brabant), de verwerkingsverantwoordelijke. In deze tekst lees je welke persoonsgegevens ik verwerk, met welk doel, en welke rechten je daarbij hebt.
Heb je een vraag of wil je gebruikmaken van een van je rechten? Stuur dan een bericht naar
info@ur-officesupport.nl. Mijn KvK-nummer is 99842297.
Welke persoonsgegevens verwerk ik?
Welke gegevens ik verwerk hangt af van hoe je contact opneemt en of je klant wordt. In de meeste gevallen gaat het om:
- Naam, e-mailadres en eventueel telefoonnummer (als je het contactformulier invult of mij een bericht stuurt)
- De inhoud van je bericht of vraag
- Bedrijfsnaam, factuuradres en KvK-nummer (als ik een offerte of factuur voor je opstel)
- Technische gegevens die je browser meestuurt (zoals IP-adres en browsertype), voor zover die nodig zijn voor de werking en beveiliging van de website
- Inhoud van bestanden, mailberichten en agenda-items die je bewust met mij deelt om de afgesproken werkzaamheden uit te kunnen voeren
Met welk doel verwerk ik deze gegevens?
Ik gebruik je gegevens alleen voor doelen die passen bij mijn dienstverlening:
- Reageren op je bericht of contactaanvraag
- Het opstellen van een offerte en het uitvoeren van een opdracht
- Facturatie en boekhouding
- Voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht
- De goede werking en beveiliging van mijn website en e-mail
Op welke grondslag verwerk ik gegevens?
Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heb ik altijd een grondslag nodig om gegevens te verwerken. Voor mij zijn dat er vier:
- Uitvoering van een overeenkomst (als je klant bent of een offerte aanvraagt)
- Wettelijke verplichting (zoals de belastingadministratie)
- Gerechtvaardigd belang (zoals communicatie over je aanvraag of het beveiligen van mijn systemen)
- Toestemming (waar die nodig is, bijvoorbeeld voor niet-noodzakelijke cookies)
Persoonsgegevens van jouw klanten of relaties
Werk ik in opdracht van jou en kom ik daarbij in aanraking met persoonsgegevens van anderen, zoals jouw klanten of relaties? Dan ben ik volgens de AVG geen verwerkingsverantwoordelijke maar verwerker. Voor die situatie sluit ik op verzoek een verwerkersovereenkomst met je af. Daarin leggen we afspraken vast over beveiliging, geheimhouding, bewaartermijnen en het melden van datalekken.
Met wie deel ik gegevens?
Ik verkoop je gegevens niet en geef ze ook niet door voor commerciële doeleinden. Wel maak ik gebruik van een aantal zorgvuldig gekozen partijen die mij ondersteunen bij mijn werk:
- Mijn websitehoster, voor het hosten van deze site
- Mijn e-mail- en agendaprovider
- Mijn boekhoudpakket en, waar nodig, een boekhouder
- Eventuele tools die ik gebruik om opdrachten uit te voeren, zoals een planningstool of een veilig wachtwoordbeheerprogramma
Met deze partijen worden waar nodig verwerkersovereenkomsten gesloten. Gegevens worden in beginsel verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte. Als verwerking buiten de EER nodig is, gebeurt dat met passende waarborgen volgens de AVG.
Hoe lang bewaar ik gegevens?
Ik bewaar persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:
- Contactaanvragen die niet leiden tot een opdracht: maximaal 12 maanden
- Klantgegevens en correspondentie: tot maximaal 2 jaar na het einde van de samenwerking
- Facturen en boekhouding: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht)
Hoe beveilig ik je gegevens?
Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies en onbevoegde toegang te voorkomen. Denk aan een versleutelde verbinding (HTTPS), sterke wachtwoorden, tweefactorauthenticatie waar mogelijk, en het beperken van toegang tot wat nodig is voor het werk.
Cookies
Mijn website gebruikt functionele cookies die nodig zijn voor de werking van de site. Daarnaast kunnen optionele analytische cookies worden geplaatst, alleen als je daar via de cookiebanner toestemming voor hebt gegeven. Je kunt je voorkeur op elk moment wijzigen via 'Cookie-instellingen' in de footer.
Jouw rechten
Op grond van de AVG heb je het recht om:
- Inzage te vragen in de gegevens die ik over je verwerk
- Onjuiste gegevens te laten corrigeren
- Verwijdering van je gegevens te vragen
- De verwerking te laten beperken
- Bezwaar te maken tegen de verwerking
- Je gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen (dataportabiliteit)
- Een eerder gegeven toestemming weer in te trekken
Wil je gebruikmaken van een van deze rechten? Stuur dan een bericht naar
info@ur-officesupport.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek van jou afkomt, kan ik je vragen je identiteit te bevestigen.
Klacht indienen
Ben je het niet eens met hoe ik met je gegevens omga? Laat het me eerst weten, dan zoeken we samen een oplossing. Kom je er met mij niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wijzigingen
Ik kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld als de wet- of regelgeving verandert of als ik mijn werkwijze aanpas. De datum van de laatste wijziging staat bovenaan deze pagina onder 'Laatst bijgewerkt'.
